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Lettre de relance pour facture impayée (entreprise)
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Sommaire
Lettre de relance pour facture impayée : comment faire ?
Rédiger une lettre de la relance pour facture impayée peut se faire rapidement avec le modèle de lettre Startdoc. Le service propose un modèle dédié aux entreprises qui souhaitent relancer un débiteur qui a omis de payer une facture.
Pourquoi envoyer une lettre de relance pour facture impayée ?
Les entreprises sont maintenant habituées aux procédures à suivre pour obtenir le règlement d’une facture jusqu’alors impayée.
Dans l’ordre il est plutôt conseillé de :
- Rappeler gentiment l’échéance du paiement au client (cela peut se faire via email, appel ou en direct) ;
- Si le paiement n’a toujours pas lieu, il faudra alors penser à envoyer une lettre de relance de facture impayée. C’est donc cette seconde étape qui nous intéresse ici ;
- Sans réponse ni paiement du client, l’entreprise peut recourir au troisième moyen plus juridique qu’est l’envoi d’une mise en demeure de payer.
Avant d’envoyer la lettre de mise en demeure, il peut être bien vu de faire une demande plus courtoise en envoyant un courrier de relance de facture impayée. Cela évite les malentendus et permet de garder des relations commerciales courtoises avec le débiteur. Dans l’hypothèse où il s’agit d’un fournisseur récurrent, cela sera la meilleure solution. En effet, la lettre de relance a un côté moins informel que l’envoi direct d’une mise en demeure.
Obtenir le modèle de lettre de relance
C’est une méthode de laisser comprendre à son client qu’on lui laisse une dernière chance avant d’utiliser une méthode juridique et contraignante.
Startdoc propose alors un modèle de lettre aux formules courtoises et directes.
Que doit-elle contenir ?
Afin d’optimiser les chances d’aboutissement de ce courrier, il est important de respecter un certain formalisme. La lettre de relance simple n’a pas de valeur juridique contrairement à une mise en demeure, mais elle peut tout de même servir de preuve ajoutée à d’autres éléments.
Exemple : Hugo saisit le tribunal, car Pierre n’a pas payé sa facture depuis 4 mois. Il avait déjà envoyé 3 courriers de relance avant d’en arriver à la mise en demeure. Les 3 premières missives appuieront son dossier devant la justice en annexe à l’injonction de payer via mise en demeure.
Dans un premier temps, il est important que votre courrier soit simple et courtois. Dans un second temps, il doit comporter les éléments suivants :
- Le rappel du délai pour effectuer le paiement ;
- L’entreprise débitrice et le créditeur ;
- Le numéro de la facture ;
- Le montant total dû à l’entreprise ;
- Le fait que vous êtes en droit de recourir aux moyens de justice mis en place pour recouvrir leur dette.
Quand envoyer une lettre de relance pour facture impayée ?
L’objectif est de rester courtois et d’effectuer une piqûre de rappel. Alors, il faut respecter les délais de paiement que les conditions générales de ventes prévoient. Souvent, le service comptabilité de l’entreprise prévoit un délai maximal de paiement. Il faut veiller à ne pas envoyer cette lettre de relance pour facture impayée avant la fin du délai de paiement. En effet, si la politique de facturation est J+45 à compter de la facturation, il faudra l’envoyer à J+46 ou après. Il faut veiller à rester cohérent.
Ensuite, il n’y a pas de délai spécifique à respecter. Il est possible de l’envoyer dès qu’on estime le délai raisonnable dépassé.
À savoir : Des pénalités de retard peuvent également être prévus dans le contrat ou dans les conditions générales de vente. Le taux légal est, à ce jour, fixé par la Banque Centrale Européenne. Ces pénalités seront d’application dès le lendemain même de la date limite de paiement prévue.
En plus de cela, le créancier est totalement en droit de demander des indemnités forfaitaires supplémentaires pour frais de recouvrement d’une valeur de 40 euros.
Les conseils Startdoc
On a pu l’observer en pratique, rédiger des conditions générales strictes de vente permet d’éviter les désagréments et les imprévus. Dans le cas où l’affaire arrive en justice, le tribunal ne pourra qu’ordonner le paiement.
Par ailleurs, la loi a aussi prévu un garde-fou en cas de transactions entre professionnels. Si tel est le cas, il faut obligatoirement indiquer le taux des pénalités de retard dans la facture et dans les conditions générales de vente. En cas d’oubli, l’entreprise risque d’avoir à payer une amende pouvant aller jusqu’à 75 000 euros.
Il faut aussi veiller à rester courtois, mais ne pas laisser non plus trop de marge de manœuvre à ses débiteurs. Si l’impayé dure trop longtemps, il sera possible d’envoyer une injonction de payer directement via mise en demeure.
Rédiger une lettre de la relance pour facture impayée peut se faire rapidement avec le modèle de lettre Startdoc. Le service propose un modèle dédié aux entreprises qui souhaitent relancer un débiteur qui a omis de payer une facture.
Pourquoi envoyer une lettre de relance pour facture impayée ?
Les entreprises sont maintenant habituées aux procédures à suivre pour obtenir le règlement d’une facture jusqu’alors impayée.
Dans l’ordre il est plutôt conseillé de :
- Rappeler gentiment l’échéance du paiement au client (cela peut se faire via email, appel ou en direct) ;
- Si le paiement n’a toujours pas lieu, il faudra alors penser à envoyer une lettre de relance de facture impayée. C’est donc cette seconde étape qui nous intéresse ici ;
- Sans réponse ni paiement du client, l’entreprise peut recourir au troisième moyen plus juridique qu’est l’envoi d’une mise en demeure de payer.
Avant d’envoyer la lettre de mise en demeure, il peut être bien vu de faire une demande plus courtoise en envoyant un courrier de relance de facture impayée. Cela évite les malentendus et permet de garder des relations commerciales courtoises avec le débiteur. Dans l’hypothèse où il s’agit d’un fournisseur récurrent, cela sera la meilleure solution. En effet, la lettre de relance a un côté moins informel que l’envoi direct d’une mise en demeure.
Obtenir le modèle de lettre de relance
C’est une méthode de laisser comprendre à son client qu’on lui laisse une dernière chance avant d’utiliser une méthode juridique et contraignante.
Startdoc propose alors un modèle de lettre aux formules courtoises et directes.
Que doit-elle contenir ?
Afin d’optimiser les chances d’aboutissement de ce courrier, il est important de respecter un certain formalisme. La lettre de relance simple n’a pas de valeur juridique contrairement à une mise en demeure, mais elle peut tout de même servir de preuve ajoutée à d’autres éléments.
Exemple : Hugo saisit le tribunal, car Pierre n’a pas payé sa facture depuis 4 mois. Il avait déjà envoyé 3 courriers de relance avant d’en arriver à la mise en demeure. Les 3 premières missives appuieront son dossier devant la justice en annexe à l’injonction de payer via mise en demeure.
Dans un premier temps, il est important que votre courrier soit simple et courtois. Dans un second temps, il doit comporter les éléments suivants :
- Le rappel du délai pour effectuer le paiement ;
- L’entreprise débitrice et le créditeur ;
- Le numéro de la facture ;
- Le montant total dû à l’entreprise ;
- Le fait que vous êtes en droit de recourir aux moyens de justice mis en place pour recouvrir leur dette.
Quand envoyer une lettre de relance pour facture impayée ?
L’objectif est de rester courtois et d’effectuer une piqûre de rappel. Alors, il faut respecter les délais de paiement que les conditions générales de ventes prévoient. Souvent, le service comptabilité de l’entreprise prévoit un délai maximal de paiement. Il faut veiller à ne pas envoyer cette lettre de relance pour facture impayée avant la fin du délai de paiement. En effet, si la politique de facturation est J+45 à compter de la facturation, il faudra l’envoyer à J+46 ou après. Il faut veiller à rester cohérent.
Ensuite, il n’y a pas de délai spécifique à respecter. Il est possible de l’envoyer dès qu’on estime le délai raisonnable dépassé.
À savoir : Des pénalités de retard peuvent également être prévus dans le contrat ou dans les conditions générales de vente. Le taux légal est, à ce jour, fixé par la Banque Centrale Européenne. Ces pénalités seront d’application dès le lendemain même de la date limite de paiement prévue.
En plus de cela, le créancier est totalement en droit de demander des indemnités forfaitaires supplémentaires pour frais de recouvrement d’une valeur de 40 euros.
Les conseils Startdoc
On a pu l’observer en pratique, rédiger des conditions générales strictes de vente permet d’éviter les désagréments et les imprévus. Dans le cas où l’affaire arrive en justice, le tribunal ne pourra qu’ordonner le paiement.
Par ailleurs, la loi a aussi prévu un garde-fou en cas de transactions entre professionnels. Si tel est le cas, il faut obligatoirement indiquer le taux des pénalités de retard dans la facture et dans les conditions générales de vente. En cas d’oubli, l’entreprise risque d’avoir à payer une amende pouvant aller jusqu’à 75 000 euros.
Il faut aussi veiller à rester courtois, mais ne pas laisser non plus trop de marge de manœuvre à ses débiteurs. Si l’impayé dure trop longtemps, il sera possible d’envoyer une injonction de payer directement via mise en demeure.