Confirmation de la fin de la période d'essai au salarié

L’embauche d’un travailleur débouche sur une période d’essai, quel que soit le type de contrat de travail, si le patron le souhaite. Encadrée par la loi, cette période probatoire se termine par l’émission, de la part de l’employeur, d’une attestation de fin de période d’essai à l’attention du salarié. Son oubli peut s’avérer préjudiciable pour l’entreprise et pour le salarié.

Quand confirmer à un salarié la fin de sa période d’essai ?

La période d’essai – qui est comme le « test » d’un nouvel employé, un temps d’apprentissage, une préparation – est de droit dans tous les types d’embauches, à condition d’insérer une clause dans ce sens au contrat de travail. Elle concerne donc les CDD (contrats à durée déterminée) et les CDI (contrats à durée indéterminée), mais aussi l’intérim, l’apprentissage, l’alternance et les stages. Les périodes d’essai sont encadrées par la législation, et elles dépendent de la durée du contrat de travail pour ce qui est des contrats temporaires.

Toute période d’essai débute nécessairement avec le premier jour de travail du salarié, soit la date officielle de début de contrat. Il n’est pas possible de la faire démarrer plus tard. La période d’essai n’est pas obligatoire : un employeur peut décider de rendre un contrat de travail définitif dès sa signature, ou émettre le jour même de l’embauche une confirmation de fin de période d’essai.

L’employeur peut à tout moment mettre un terme, sans motif, à cette période d’essai, soit en notifiant à l’employé son renvoi ou en lui confirmant à l’avance la fin anticipée de sa probation. Ce cas de figure est rare, mais il permet de manifester au travailleur modèle la confiance et la reconnaissance du patron, ne serait-ce qu’à quelques jours près pour éviter tout risque superflu. Ce devrait être une méthode de management appréciée pour créer du lien…

Enfin, dans la plupart des situations, le salarié satisfait à sa période d’essai en laissant s’écouler le laps de temps correspondant. Si l’employeur ne signifie pas à son subordonné qu’il est renvoyé, le Code du travail considère que ce dernier est tacitement confirmé dans son emploi et que sa période d’essai est validée. Cela dit, l’entreprise a toujours intérêt à notifier officiellement la confirmation de fin de période d’essai de ses salariés pour s’assurer d’être parfaitement en règle et éviter d’éventuels désagréments par la suite (poursuites devant les prud’hommes…). Les salariés pourraient se vexer, ou ressentir de la défiance voire deviner un manque de professionnalisme, s’ils ne recevaient pas d’attestation écrite de leur embauche définitive.

Le contraire de la confirmation de fin de période d’essai serait, si l’on veut, le renouvellement de la période d’essai initiale. Cet éventuel renouvellement doit avoir été prévu par le contrat de travail et ne vaut que pour les entreprises dont un accord de branche ou la convention collective le permet. Le renouvellement de la période d’essai doit être accepté par l’employé aussi bien que par l’employeur. Dans cette perspective, l’attestation de fin de période d’essai n’arrivera qu’à la fin de la « seconde » période de probation.

Comment attester au salarié la fin de la période d’essai ?

Concrètement, la confirmation de la fin de période d’essai remise ou envoyée au salarié par son employeur est un document écrit prenant la forme d’une attestation. Ce justificatif atteste l’embauche définitive du travailleur : c’est une sécurité pour lui et au minimum un acte de politesse de la part des entreprises modèles.

Une attestation confirmant la fin de la période d’essai d’un employé et son embauche définitive doit contenir un certain nombre d’informations obligatoires. Les entrepreneurs voulant être sûrs de ne rien oublier pourront se tourner vers un cabinet juridique d’avocats spécialisés ou trouver un modèle de lettre en ligne. La comparaison de plusieurs modèles leur permettra de trouver le plus adapté.

Parmi ces mentions obligatoires, il y a notamment les informations légales de l’employeur : SIRET de la société, numéro au RCS, son représentant légal, le siège social et la ville d’immatriculation. Parallèlement, l’identité du salarié doit être mentionnée : nom, prénom(s) et lieu de résidence. L’attestation de fin de période d’essai doit en outre évoquer la date de signature du contrat de travail concerné et la durée de la période d’essai effectuée dans son cadre, ainsi que l’objet propre de cette lettre : confirmer la fin de la période d’essai et valider définitivement le contrat de travail afférent.

S’il doit impérativement être signé par un représentant de l’entreprise, ce document ne l’est pas forcément par son « grand patron ». Dans tous les cas, le nom entier et l’intitulé du poste du cadre signataire doivent être explicitement indiqués.

Cette confirmation de fin de période d’essai peut être remise en mains propres au salarié, éventuellement contre décharge (même si cette pratique demeure rare). Au cours d’un entretien, cette action peut être revêtue d’une solennité appréciable. On peut aussi l’envoyer par courrier simple ou bien en lettre recommandée, avec accusé de réception ou non. Il est peu courant de la transmettre par e-mail, bien que ce réflexe soit positif s’il vient en doublon d’une autre méthode de transmission (les messages par mail ne coûtent rien…). Nous conseillons de dresser ces contenus en deux exemplaires.

Pourquoi ne pas oublier d’émettre une attestation de fin de période d’essai ?

La confirmation de fin de période d’essai peut être très utile pour les salariés. Les propriétaires et les agences immobilières, par exemple, l’exigent souvent avant d’accepter la candidature d’un nouveau locataire. Le même problème peut se poser devant une banque pour une demande de crédit immobilier, si bien que certains employés en CDI demandent à leurs patrons la confirmation anticipée de la fin de leur période d’essai, une fleur à laquelle les chefs d’entreprise ne sont guère obligés de consentir.

On comprendra donc aisément que l’oubli, de la part de l’employeur, de la préparation d’une attestation de fin de période d’essai, est susceptible d’être mal vécu par le salarié concerné. Or, il n’est jamais bon de commencer un emploi avec une potentielle accumulation de rancœur. De surcroît, même s’il ne s’agit pas d’une procédure obligatoire, cet oubli pourrait être perçu comme une négligence par le conseil des prud’hommes, si un litige survenait avec le travailleur conseillé par un bon avocat.

L’omission de ce contenu contribue dans tous les cas à alimenter la mauvaise réputation d’une entreprise et une ambiance moins confiante entre salariés et direction. Les salariés ont toujours le droit de le réclamer quand la période d’essai a expiré.

Cette attestation concerne-t-elle la rupture du contrat de travail en période d’essai ?

Non, la rupture du contrat de travail en cours de période d’essai ne fait pas l’objet d’une confirmation de fin de la période d’essai, mais une notification de la mise d’un terme au contrat, qu’il s’agisse d’un CDD, d’un CDI ou d’une autre sorte de contenu.

Le Code du travail précise, dans les contenus juridiques de son article L1221-25, le préavis à respecter pour la rupture d’une période d’essai mettant un terme au contrat de travail. Ce délai de prévenance est de 24 heures pour une présence dans l’entreprise de moins de huit jours ; le délai de préavis monte à 48 heures pour une présence comprise entre huit jours et un mois ; il est de deux semaines pour plus d’un mois de travail ; et un délai de prévenance ne peut excéder un mois pour plus de trois mois de présence dans l’entreprise. Les éventuels congés du salarié sont compris dans ces délais.

La rupture du contrat de travail en cours de période d’essai n’est pas un licenciement proprement dit, puisque l’employeur n’est pas tenu d’invoquer un motif de faute et l’employé n’a droit à aucune indemnité. Le salarié peut aussi lui rompre sa période d’essai sans donner de justification et sans que sa décision soit considérée comme une démission. Le cas échéant, il doit également respecter un délai de prévenance obligatoire.